Die AutoKorrektur in Word ist zum einen Fluch, zum anderen Segen. Die vorgeschlagenen Änderungen können durchaus sinnvoll sein, aber manchmal passen sie einfach nicht. So wird aus FRA plötzlich FRAU, obwohl Sie sich auf den „Flughafen Frankfurt“ beziehen. Damit dies nicht jedes Mal passiert, können Sie die AutoKorrektur- Optionen so anpassen, dass Sie nicht ständig die AutoKorrektur „korrigieren“ müssen. Im Video wird genau gezeigt, wie Sie effektiv mit den AutoKorrektur-Optionen arbeiten können.

Tipp: Sie können sich auch eigene AutoKorrektur-Inhalte erstellen. Wenn Sie z. B. häufig ein langes Wort eingeben müssen, können Sie sich in den AutoKorrektur-Optionen selbst ein Kürzel anlegen. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.

Sie kennen das sicher: Sie senden ein Dokument zur Überarbeitung an einen Kollegen, bekommen es zurück und stellen fest, dass der Kollege nicht im Änderungsmodus gearbeitet hat. Damit Sie trotzdem sehen können was geändert wurde, haben Sie die Möglichkeit die beiden Dokumente automatisch zu vergleichen. Die Funktion findet sich im Registerblatt „Überprüfen“. Dort kann das Originaldokument und das überarbeitete Dokument ausgewählt und anschließend verglichen werden. Anschließend erscheint das Dokument im Änderungsmodus und Sie können wählen, welche Änderungen Sie übernehmen wollen. Im Video sehen Sie, wie Sie die Funktion „Dokumente vergleichen“ effektiv nutzen.

Tipp: Wenn Sie alle Änderungen übernehmen möchten, klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf der Schaltfläche „Annehmen“; dort können Sie alle Änderungen mit einem Klick annehmen.

Mittlerweile ist es schon einige Wochen her, dass wir bei Sympra auf Office 2010 umgestiegen sind. Ehrlich gesagt: Ich hatte es mir viel schlimmer vorgestellt. Dank der Einführungsveranstaltung waren die Kollegen ziemlich gut vorbereitet und haben sich schnell zurecht gefunden. Ja, gut, es gab welche, die irritiert waren, weil die Desktop-Verknüpfungen nicht mehr da waren wie vor der Umstellung, aber das hat man ja schnell geklärt.  Aber  ich dachte, dass es viel mehr Schwierigkeiten mit Office 2010 gäbe. Und siehe da: nichts. Kein einziger Anruf nach dem Motto: Ich weiß noch, wie es vorher ging, aber jetzt finde ich das nicht mehr. Beeindruckend.

Ich glaube nicht, dass das nur an der E-Learning-Software liegt sondern auch daran, dass wir noch einen Floorwalker-Termin hatten . An diesem Tag kam die Trainerin noch mal vorbei und beantwortete spezifische Fragen der Kollegen oder zeigte, wie man mit dem einen oder anderen Programm effektiver arbeiten kann. Hierzu habe ich vorher eine Abfrage bei den Kollegen gemacht, wer bei was Hilfe benötigt. Sybille Gunst ging von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und half, wo es nötig war. Seit der Einführungsveranstaltung waren zwei Wochen vergangen. Und es war erstaunlich wenig, was die Floorwalkerin  noch mal erklären musste.

So war es für die Kollegen

Ich habe mal bei den Kollegen ein paar Zitate eingefangen, um besser widerspiegeln zu können, wie die E-Learning-Software und der Umstieg insgesamt bei uns angekommen ist:

“Ich finde das Programm prima. Komme sehr gut damit zurecht. Vieles ist neu für mich, aber dank guter Erklärung nachvollziehbar. Einige Male hatte ich es zu Hause, weil ich da besser dran bleiben und manches auch ausprobieren kann. Im Büro gelingt mir das nicht immer. Leider komme ich mit vielen Aufgaben nur selten oder gar nicht in Berührung. Trotzdem finde ich es spannend, interessant und es macht Spaß Neues zu lernen. Mit Office 2010 läuft es sehr gut. Es ist sehr übersichtlich und ich kann damit einfacher und schneller arbeiten. Ich bin froh, dass ich es habe!”

“Finde die Software gut, weil sie eine gute Mischung aus Erklärungen und Mitmach-Übungen ist. Die mahnenden Worte, wenn man falsch klickt, und vor allem das Lob, wenn man danach dann richtig klickt, finde ich super. Man fühlt sich so ertappt und strengt sich gleich mehr an! Leider habe ich nicht regelmäßig Zeit, um Lektionen zu machen. Daher hat es sich inzwischen „eingebürgert“, dass ich immer dann eine Lektion mache, wenn sich beim Arbeiten eine spezifische Frage ergibt…”

“Ich finde es prinzipiell gut, aber mir geht’s zu langsam. ”

“Ich habe schon ein paar Stunden mit der Lernsoftware verbracht. Und es waren wirklich bei jeder Sitzung Aha-Effekte garantiert. Schade ist einfach nur, dass man das Gelernte so schnell vergisst. Aber das liegt wohl vor allem an mir ! Ich habe das E-Learning eigentlich immer in der Zeit vor dem Feierabend gemacht – also dann, wenn ich beruhigt sein konnte, dass ich alles Dringende und Eilige weggeschafft hatte. Die Software an sich finde ich selbsterklärend und vom Schwierigkeitsgrad her echt gut. Nicht zu trivial, nicht zu komplex. Genau richtig!”

Ich denke, diese Zitate sprechen für sich. Für uns hat der Umstieg mit einer Mischung aus Präsenzschulung und der E-Learning-Software sehr gut geklappt.

Besonders in großen Tabellen, langen Listen und Datenbanken in Excel ist es häufig schwer, den Überblick zu behalten und sich komfortabel zu bewegen. Mit einfachen Tastenkombinationen wie STRG+Pos 1 oder STRG+Ende springen Sie schnell vom Anfang des Tabellenblatts zum Ende und umgekehrt. STRG+A markiert die ganze Tabelle, um anschließend die nötigen Formatierungen vorzunehmen. Der Befehl „Als Tabelle formatieren“ hört sich zunächst sehr nach Gestaltung an. Das stimmt auch, jedoch verbergen sich noch viele wertvolle Funktionen dahinter, wie z. B. eine Listen- und Filterfunktion. Wie Sie schnell mit großen Excel-Sheets umgehen und welche Tipps es dafür gibt, sehen Sie im Video.

Tipp: Sie arbeiten lieber mit der Maus? So können Sie auch schnell in der Liste navigieren, wenn Sie ober- oder unterhalb einer Zelle den Rand doppelklicken. Das funktioniert auch nach links oder rechts.

Wenn Sie häufig mit Excel arbeiten, haben Sie sicher schon gemerkt, dass sich immer wieder doppelte Datensätze in einem Dokument einschleichen, wenn Sie zum Beispiel zwei Dateien zusammenfügt haben oder mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. In Excel 2010 gibt es nun die Möglichkeit, diese Duplikate schnell zu finden und zu entfernen. Im Video sehen Sie, wie Sie sich Duplikate anzeigen lassen können und Ihre Liste schnell und einfach bereinigen, ohne mühsame Sortierungen oder Filter!

Tipp: Über die bedingte Formatierung können Sie sich auf einen Blick die Duplikate anzeigen lassen!

Die Trainerin erklärt die Menüführung der Office 2010 Anwendungen.

Wir sind Mitte Februar von Office 2003 auf Office 2010 umgestiegen. Veit Mathauer hat über die Vorbereitungen bei Sympra zum Umstieg schon berichtet. Ich war die Ansprechpartnerin für den IT-Dienstleister sowie für die Know How! AG und möchte etwas aus dem Nähkästchen plaudern, wie der Umstieg logistisch vonstatten ging, wie die Einführungsveranstaltung und der Rollout verliefen und wie die Kollegen am ersten Tag mit dem neuen Office zurecht kamen.

Vorabplanung

Mit meiner Ansprechpartnerin bei der Know How! AG habe ich bereits im letzten Jahr gesprochen, welche Art der Unterstützung wir benötigen. Die Einführungsveranstaltung war für uns sehr wichtig, weil wir wollten, dass alle Mitarbeiter “abgeholt” werden und durch einen offiziellen Startschuss auf den Umstieg vorbereitet werden. Außerdem ist eine solche Einführungsveranstaltung eine gute Möglichkeit, um nebenher die Software auf die einzelnen Systeme zu spielen. Etwa drei Wochen vor dem Rollout-Termin rief mich die Trainerin Sybille Gunst an, um mit mir zu besprechen, auf welche Themen wir den Fokus legen möchten. Das war auf den ersten Blick gar nicht so einfach.  Da wir viele Texte schreiben und das vor allem in Word tun, war schnell klar, dass wir Word auf jeden Fall näher betrachten müssen. Aber wir mailen auch sehr viel, daher war dann auch Outlook schnell im Spiel. Dicht gefolgt von PowerPoint, da wir in dem Programm unsere Präsentationen erstellen. Doch auch OneNote interessierte den einen oder anderen Mitarbeiter -  also ein weites Feld, das es galt abzudecken. Gemeinsam haben wir eine ganz gute Mischung zusammengestellt, um den Appetit der Kollegen für Office 2010 anzuregen. Die Kollegen wurden per Mail und per internem Blogposting über die Verteilung auf zwei Kleingruppen informiert. Auf dieser Basis wusste dann auch die IT, in welcher Reihenfolge die Rechner umgestellt werden. Mit Sybille Gunst vereinbarten wir noch, dass sie den mobilen Schulungsraum mitbringt, so dass wir alle gleich die Software ausprobieren konnten.

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Sie kennen das sicher: Ein Projekt steht an und Sie sammeln Ideen und weiterführende Links dazu vielleicht in einer Excel-Tabelle oder einem Word-Dokument. Doch auf einmal werden es immer mehr Informationen, und Sie wissen gar nicht mehr so richtig, wie Sie das Dokument strukturieren sollen, um es noch übersichtlich zu halten. Das Office 2010 Paket hat die perfekte Lösung dafür: OneNote, ein digitales Notizbuch, dass Sie für sich führen oder mit Ihren Kollegen teilen können.

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Im linken Bereich sind die unterschiedlichen Notizbücher angezeigt, die Sie sich leicht neu anlegen können und so eine thematische oder projektbezogene Sortierung vornehmen können. Der mittlere Bereich ist das Notizblatt. In der Reiterstruktur oberhalb des Blattes, können  Sie zu den unterschiedlichen Abschnitten navigieren. Die unterschiedlichen Seitenregister Ihres Notizbuches können Sie im rechten Bereich anlegen.

Besondere Programmfeatures

Datenaustausch mit Outlook: Sehr praktisch sind dabei die Verknüpfungen mit Outlook. So können Sie in OneNote Aufgaben oder Besprechungen einfach mit Rechtsklick anlegen, die dann automatisch in Outlook übernommen werden. Der jeweilige Eintrag in OneNote ist dann mit einem kleinen Symbol versehen.

Suchfunktion: Durch die Suchfunktion können alle Notizbücher nach bestimmten Stichwörtern durchsucht werden und steigern so die Selbstorganisation.

OneNote zum Mitnehmen: Ihre auf dem Rechner gespeicherten Notizbücher können Sie auch auf Ihren mobilen Endgeräten leicht einsehen. Mit Tablet oder Smartphone können Sie sich die App einfach runterladen und so auch unterwegs Ihre Notizbücher befüllen.

Weitere Informationen über OneNote und die E-Learning Software dazu finden Sie auf der Know How!-Website.

Die Fußzeile können Sie für durchaus mehr nutzen, als nur für die Seitenzahl. Eine Möglichkeit ist beispielsweise der Dateipfad. Durch Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie in Office 2010 sehr einfach vom Fließtext auf die jeweilige Zeile umschalten. Während es in alten Versionen sehr einfach war, in der Fußzeile z. B. den Dateipfad einzufügen, ist es in Office 2010 etwas komplizierter: Hier navigieren Sie über die Registerkarte Kopf- und Fußzeilen, die sich dann öffnet, wenn Sie in die Fußzeile gewechselt haben. Im Video sehen Sie, wie Sie so den Dateipfad eingeben können.

Tipp: Um noch effizienteres Arbeiten zu garantieren, können Sie einmal eingestellte Fußzeilen einfach speichern und jederzeit in anderen Dokumenten wiederverwenden.

Ich bin Geschäftsführer der Public-Relations-Agentur Sympra in Stuttgart, und wir arbeiten schon lange mit der Know How! AG zusammen. Dieses Jahr sind wir auf Office 2010 umgestiegen und haben uns zum ersten Mal für eine E-Learning-Lösung entschieden, anstatt eine Präsenzschulung zu machen.  Hier möchten wir in den nächsten Wochen mitteilen, wie der Umstieg bei uns funktioniert hat. Und wir möchten zeigen, dass E-Learning nicht nur etwas für große Unternehmen ist, sondern durchaus bei kleinen Unternehmen Sinn macht. Heute beantworte ich zwei Fragen zu unseren Umstieg-Vorbereitungen:

Warum sind wir auf Office 2010 umgestiegen?

Zum einen, weil wir verschiedene Versionen auf den Rechnern hatten, manche Kollegen hatten noch Office 2003, andere arbeiteten schon mit Office 2007, weil sie neuere Systeme hatten. Zum einen wollten wir durch den Umstieg den Zustand einer einheitlichen Software herstellen, und zum anderen erfüllt Office 2010 unsere Erwartungen und Anforderungen im Arbeitsalltag besser als die Vorgängerversionen. Continue reading “Vorbereitung für den Umstieg leicht gemacht!” »

Um Ihren Vortrag noch professioneller zu halten, können Sie sich auf Ihrem Bildschirm die Referentenansicht anzeigen lassen. In dieser Ansicht werden Ihnen weitere Informationen wie die aktuelle Präsentationszeit, die Uhrzeit, Folgefolien oder auch Ihre Notizen angezeigt. Im Video sehen Sie, wie Sie diese Ansicht aktivieren können.

Tipp: Wenn Sie während Ihres Vortrags einen schwarzen oder weißen Bildschirm anzeigen möchten, drücken Sie die Taste b (black) oder w (white) und Ihre aktuelle Folie wird durch ein Standbild ersetzt. Zurück zur Folie kommen Sie dann wieder über die b oder w.